今天一個老員工向我提交辭職信。我問他原因，他說：“工資增加的幅度不滿意，我想出去試試”。我試圖挽留他，但他說：“為什么其他人加薪的幅度比我多？”。我對他的最近一年的業績是有疑問的，本想通過數據去說服他，但發覺找不到數據。他走了以后，我開始總結問題。我認為我們的內部員工考核出了問題。雖然有每月考核，但大多數是主觀的打分，缺乏數字化的考核依據，造成不精細化、不透明、不公平。也就是說，沒有系統化的人事管理，全部靠人管人。以前我帶幾個老員工，憑借我的個人魅力和戰友感情，尚且還能挽留和激勵幾個手下。但現在部門多了，人多崗位細了，下面的經理沒有老板的人格魅力和管理能力，就出問題了。缺乏有效的激勵和考核，造成人員流動性大，目標不一致，效率降低。而且最可怕的是，老板看不到，不知道，以前我總認為是人的問題，是員工被社會風氣影響不夠敬業，是經理的管理能力和領導力問題。但現在我覺得，更多的是系統問題，系統不能讓員工自己知道他的目標和考核指標，經理不能及時得到反饋和提醒，人事部和老板無法根據量化數據去公平考核，獎罰分明。朋友建議我去上企業管理的課程，我花了幾十萬的學費，一口氣把領導力管理、股份制改造、人事考核等課程學了一遍，然后回來大刀闊斧的改革，把老師教的方法在我企業進行落地。剛開始的時候，我和員工都很興奮，大家都被激勵了。但堅持幾個月以后發現：管理也是需要很多的成本，如果靠人去執行，難免有很多漏洞和“人情照顧”，存在不公平現象，效果不是很好。我發現稻盛和夫的阿米巴理念很好，但要落地則需要很多的數據。由此我認識到，一個嚴謹高效的企業管理系統，除了需要理論指導，還需要信息系統的支撐。人需要機器配合，才能減少記憶，減少溝通，數據透明化管理，流程規范化執行。
但人事管理和辦公流程的信息化是人與機器的結合，我們要先認識到人是彈性的，所以管理也是彈性的，是一個長期的，循序漸進、不斷優化的過程，與行業特點，企業文化、團隊結構，老板的價值觀和優先級取向都有關系。所以，管理必須是一個不斷改善的過程，管理系統也是一個不斷調整的軟件。不像一個硬件，通過工業設計，再去加工生產，就銷售使用。軟件是一個過程，這個在OA系統得到充分的體現。OA的核心是人的管理，社會人必須勞動，勞動是人在社會的價值體現，也是精神的寄托。好的勞動狀態是人保持健康的必要因素，不好的工作環境是造成負面的人際關系和社會矛盾。所以，OA的考核、薪酬、流程如何設計，對人的工作狀態是很大相關的。如果人處于良好的工作狀態，則對他的身心健康有利，對公司的效率和效益有利，對社會國家有利。所以，OA系統和人事管理是企業家一門必修的學問。
我決定要跟行心合作把內部管理系統做得更加精細化。首先從人事開始，員工的管理無非就是找人、教人、用人、留人。找人就是招聘，招聘的關鍵是人才信息的匹配。用人部門需要招聘時先在OA寫“崗位需求表”，人事和我審核以后則發布人才網。系統根據OA人才庫提示以往類似崗位的應聘人才，人才網推薦投遞的簡歷經過篩選和電話初試后錄入到OA人才庫。系統向應聘人發出短信邀約的郵件，在面試當天還會發出短信提醒。面試前要求其掃二維碼先做個性和價值觀測評，重要崗位先做初試題目。面試官在平板電腦可以看到今天面試的人員，點擊后看到其人才信息和系統測評的結果，如果跟我們企業文化和職業有沖突的，系統提醒面試官重視和深究，系統要求錄入補充意見。然后系統自動提示面試官應詢問的問題（根據崗位預設好），面試官錄入詢問的結果。如果pass，系統從后臺發送入職通知郵件，應聘人掃一掃郵件二維碼則自助填寫登記入職表，包括提示加企業群、錄指紋、人臉識別等，系統彈出員工手冊（Web版）給他閱讀，在頁面最后有“我已閱讀”。新人入職后，系統會根據崗位制定培訓計劃，每天提醒TA要通關考試，點擊考試內容后進入培訓教材。我們在培訓前設計好考試題目和常見問題，受訓者先做題目進行自測，然后帶著問題去看培訓課件，然后再做考試題目，如果不合格自動回到課件繼續閱讀，直到通關。在入職半年內，系統每天推送“每日兩題”給新員工，系統根據答題給員工計分。新人在入職的第1天、第1周、第1個月、第3個月、第1個年、第3個年等時間節點，系統自動發出《員工關懷和職業生涯規劃》表格，員工填寫后，系統提示人事部面談，人事與其主管和他面談后錄入會議記錄和意見。系統通過公眾號自動采集員工客戶的意見，發送“請點擊評價員工，感謝您對TA的支持”，點擊輸入意見，保存到該員工的“咨詢客戶/團隊伙伴意見”中。這些操作實現人事管理規范化和提高重復事務的處理效率。
基于業績數字的量化考核應該是我們企業管理系統的核心，要求公開透明、實時統計、直觀。辦公人員的考核也是同樣道理，基于任務的時間價值的積分制度是我們OA的核心靈魂。這個管理理念來自于稻盛和夫的阿米巴理念，把每個工作都細化，并且以時間價值來量化，量化的結果就是貨幣度量或人事積分?？己瞬块T或個人創造的業績，給予他們獎金要基于貨幣度量的利潤；考核能力價值，則基于其貢獻的人事積分。這個方法是很科學的，但如果要靠人手和傳統的會計模式，則要花費大量的人力物力去做，所以，很多企業明知道這個量化考核有意義但都不愿意花費這個成本去做這種考核，但如果使用了企業管理系統和OA系統，有機地結合，則可以既做得好而且節省成本，大家也口服心服。
把工作、勞動當成是習慣，當成是生活的一部分，當成家務一樣的對待，不用奔波勞碌，不用擔驚受怕，這樣的工作是健康的。所以，每天的工作應該是從計劃開始的。在我上班登錄系統的時候，系統每天把當天的計劃提示出來，例如應該答復的郵件、申請單，或者日程安排的當天事務，或者今天早會分配的臨時任務，或者昨天的報表要審核分析……等等，這些信息應該在我每天工作開始的時候系統自動彈出來提醒我，敦促我，免得忘記了。不需要太長時間，這些系統提示就自然變成我和我們同事的好習慣。所以，OA的智能化提醒是設計的重點，我們要做到事前提醒，事中監督，事后統計考核，才叫智能化OA系統。
作應該表格化、結構化，流程化。因為，人會偷懶和變通，也會心情不好或變換崗位，但服務質量不能因人而異，怎么辦？如果我們在他工作的時候，要求他安裝表格去做，按預設的步驟去操作，錄入我們要求的數據，并且配置與之相關的崗位去審核其錄入的質量。為了保障這個規范化的流程，我們要設計崗位信息溝通的連續性：最好雙方的工作都是連續業務，互相協助才能完成一個業務就更加好；如果不能設計業務關聯性，則，要求強制慎重，并配置獎罰制度去保障錄入數據的嚴肅性。只有這樣，才能把人機結合得更加好，有時候機器為人服務，有時候人也要為機器服務，一切都是為了讓組織更加好，更加規范化，保障我們的服務質量，同時降低對人的依賴性。
經過與行心合作建設的OA管理系統，我們的辦公流程、人事管理變得更加流暢了。行心OA的首頁一句話很好的表述這個系統建設的意義：人類發展也好，公司發展也好，個人發展也好，都有一個過程：既要事前的教育與引導，又要事中管理干預（工具與制度），還要事后處罰與獎勵，只有這樣我們的OA系統才會……越來越好。不忘初心，砥礪前行。
